Si bien es cierto que se deben tener claros los plazos inmediatos y los objetivos futuros, también hay que tener definidas funciones y equipo(s)o de trabajo, así como la sinergia entre ellos con el fin de compartir informacion que ayude en el desarrollo del proyecto para que los procesos sean documentados efectiva y asertivamente. Tener una herramienta de trabajo, ayuda en el control, facilita la labor, pero esta debe ser cuidadosamente diseñada como parte neural del proyecto. Es importante tener en cuenta que los procesos requieren acompañamiento y soporte, por esto es importante las reuniones de seguimiento, para revisión de entregables, prevision de posibles contratiempos, solución a imprevistos y evaluación del equipo en su desempeño.

One thing that I have found helpful is to keep a calendar and a schedule to ensure that everyone is on the same page. A daily 15 minute meeting & a group chat on occasion. Keep communication open for positive results.

In my experience, creating a shared document where team members can review updates and add their inputs are always helpful. Occasionally schedule team meetings (preferably weekly) to go over updates to ensure all team members are on the same wavelength.

In my experience gaining buy - in and leaning on organizational research from James Kotter or Simon Sinek allows you the space and time to leverage the data and assessment you have to explain your vision on paper through analytics. If you are the expert, share your knowledge with your team for the purposes of continuous improvement and take on big tasks one small piece at a time

Es importante generar contenido documental/visual que esté disponible para el equipo en todo momento, además de realizar actividades cara a cara en un entorno flexible que permita a los miembros del equipo expresar sus dudas e inquietudes para que sean resueltas lo más claro posible, en este sentido el líder del equipo juega un papel de suma importancia en la resolución de dudas, por eso es primordial que esta figura ponga especial atención en los roles de cada uno y valore constantemente si siguen siendo adecuados para el curso del programa o es necesario realizar ajustes, siempre desde el profesionalismo procurando que la transición a las nuevas actividades sea amigable para todo el equipo.

1. Organisez des réunions régulièrement pour discuter des mises à jour du programme, répondre aux questions et clarifier les rôles. 2. Documenter clairement et de manière accessible pour tous les membres de l'équipe. 3. Envoyez des résumés des mises à jour importantes par e-mail. Cela permet à tous les membres de l'équipe d'avoir un enregistrement écrit consultable à tout moment. 4. Organisez des séances de formation ou des ateliers pour expliquer les nouvelles mises à jour en détail. 5. Utilisez des outils de collaboration en ligne où les membres de l'équipe peuvent poser des questions et partager des informations rapidement. 6. Encouragez les membres de l'équipe à donner leur feedback sur les mises à jour et leur compréhension des rôles.

Having a one-on -one discussion with each team member and aligning the update with their role. Conduct participatory training with role play.

Creating a shared documents where everyone has access to all program details, roles, responsibilities and updates are recorded. Clear communication channels to ensure that announcements are centralized and easily accessible. This approach takes ownership of their roles and stay informed without constant oversight.

By implementing regular communication, maintaining thorough documentation, conducting training and workshops, providing visual aids, creating feedback mechanisms, ensuring role clarity, and fostering engagement, you can help your team stay informed and confident regarding program updates. This proactive approach will not only reduce confusion but also empower your team to adapt to changes efficiently. Please make sure that your team has adapted to the work environment and the support program, as this is the secret of success.

Firstly when you introduce a program updates, inform the team beforehand so when the upgrade happens they will not be shock. Secondly train the team on the updates, be open for hands on demonstration and support.