How can you automate your daily tasks?

"Pinpointing repetitive tasks was the first step toward smarter working." This is what I did here: 1. I listed all of the tasks that ate up time but didn't involve much thinking. 2. Things like sending bills, posting status updates, and setting appointments came to mind. 3. I measured how long each took. That enabled me to select what to automate first and free up hours for more challenging objectives.

Primero, distingue entre tareas que requieren análisis crítico y aquellas más mecánicas. Segundo, diferencia entre tareas presenciales y digitales. Tercero, examina los flujos de trabajo para detectar actividades innecesarias y eliminarlas si es posible. Las tareas digitales mecánicas, al no requerir pensamiento crítico, son relativamente fáciles de automatizar gracias a diversas herramientas disponibles. Las tareas presenciales suelen requerir soluciones de hardware y software; muchas ya existen, como la automatización de luces. Superar la fase de prueba y aceptación es clave para una gestión del cambio efectiva. Automatizar no siempre implica mejorar.

Na minha experiência as minhas tarefas repetitivas são: 1 -Enviar E-mails a clientes 2- Emitir facturas proformas 3- Marcar Reuniões com possíveis clientes 4- Coordenar equipe de Vendas 5- Elaborar relatórios de actividades e fazer análise dos mesmo. Acredito firmemente na ideia de que se quisermos automatizar as nossas tarefas primeiro devemos saber quais delas são rotineiras e estão diante de nós todos os dias. De seguida elaborar um plano de escolha das ferramentas ideiais a serem usadas.

Automating daily tasks starts with identifying repetitive processes that consume time but don’t require deep thinking. Look for tasks like scheduling meetings, managing emails, data entry, or customer follow-ups. Use tools like workflow automation software, AI assistants, and task management platforms to streamline these processes. Integrate apps that sync seamlessly—like connecting your email with a CRM or using accounting software that automates invoicing. Set up templates, macros, or scheduled reports to reduce manual effort. The key is to start small, refine as you go, and ensure automation enhances efficiency without sacrificing quality or personal touch.

Na minha experiencia e sempre muito bom automatizarmos tarefas repetitivas do dia adia. Se vejo que algo é muito repetitivo ja tento criar um sistema que faça este trabalho mais rápido e preciso.

Comparto mi lista para identificar tareas repetitivas antes de implementar herramientas, con el objetivo de optimizar el uso del tiempo. 1) Anotá todas las tareas que realizás en tu jornada laboral, dividiendo por áreas (administración, ventas, atención al cliente, etc.). 2) Identificá qué actividades realizás con frecuencia (diaria, semanal o mensual) y anotá cuánto tiempo te llevan. 3)Detectá procesos que involucren pasos manuales repetitivos, como actualizar hojas de cálculo, enviar correos o registrar datos. 4)Analizá el volumen de estas tareas para determinar cuáles tienen mayor impacto en tu tiempo y productividad. 5)Identificá las tareas repetitivas que podrías automatizar y que ahorrarían más tiempo o reducirían errores.

Excelente ponto de partida. Mas vale lembrar: identificar tarefas repetitivas não é só sobre economizar tempo — é sobre liberar a mente para o que realmente exige presença, análise e criatividade. Na prática, muitas lideranças se perdem automatizando o que é visível, mas esquecem de revisar o que realmente importa. Automação estratégica começa com um diagnóstico honesto: “Essa tarefa contribui para o que estou construindo… ou apenas me mantém ocupado?”

First evaluate the tasks that you do more often and the ones that don't require much attention or critical thinking, such as sending standard emails, download information on a specific page or update a spreadsheet. Then choose the tool for automation, which usually depends on the environment and the ones you are most comfortable with, such as python, VBA, UiPath, PowerAutomate and so on. Start small, with something specific, then develop from there.

Automatizar tarefas diárias melhora a produtividade. Isso pode ser feito com aplicativos como Zapier e IFTTT para conectar serviços, assistentes virtuais para respostas rápidas, macros e scripts para processar dados, filtros e respostas automáticas para e-mails, além de automatizar finanças e rotinas pessoais.

"Tying the right tools together made automation simple and efficient." Here's why I did it: 1. I identified where I was spending most of my time like invoicing, scheduling, and emails. 2. I used simple tools like QuickBooks, Calendly, and Mailchimp to handle those. 3. Then I zapped them together with Zapier to keep everything running smoothly. It saved hours and let me focus on growing the business.

An important key factor is continuous optimization. Automation isn’t a “set it and forget it” solution; it requires regular review to ensure it aligns with evolving business needs. By refining workflows and integrating AI-driven solutions like chatbots for customer service or smart assistants for scheduling, businesses can not only boost efficiency but also enhance customer and employee experiences.

A automação de tarefas diárias é uma das formas mais eficazes de aumentar a produtividade e reduzir o tempo gasto com atividades repetitivas. Com o avanço da tecnologia, existem diversas ferramentas que podem nos ajudar a otimizar processos e focar no que realmente importa. Para começar, identifique quais tarefas você realiza com frequência e que podem ser automatizadas. No meu dia a dia, por exemplo, utilizo Excel e Power BI para automatizar relatórios e análises de dados, economizando horas de trabalho.

Puedo utilizar herramientas accesibles y adaptables para pequeñas empresas que optimizan procesos y permiten enfocarse en lo que realmente importa. Una de ellas es Slack, es conocida como una herramienta de comunicación, también permite automatizar tareas mediante integraciones con otras aplicaciones. Permite recibir notificaciones automáticas sobre el progreso de proyectos, asignar tareas directamente desde la plataforma y mantener todo el equipo sincronizado de manera eficiente.

Ferramentas são essenciais, mas o erro mais comum é escolher pela fama — e não pela funcionalidade real dentro do contexto do negócio. A escolha certa é aquela que integra, simplifica e desaparece do caminho — porque o foco não deve estar na ferramenta em si, mas no fluxo que ela viabiliza. Automação inteligente é aquela que resolve sem acrescentar complexidade disfarçada de tecnologia.

Totalmente de acuerdo. La automatización ya no es un lujo, sino una herramienta clave para mantener la competitividad. Empezar por lo básico —identificar tareas repetitivas— permite obtener resultados visibles rápidamente y, lo más importante, enfocar el talento humano en lo que realmente genera valor. Además, esa reducción en tareas operativas mejora no solo la productividad, sino también la satisfacción del equipo. Es un pequeño cambio con un gran impacto estratégico.

Automatizar nuestras tareas diarias no solo nos ahorra tiempo, sino que también nos permite enfocarnos en lo realmente importante. No hay que temerle a la inteligencia artificial ni a las herramientas digitales; al contrario, podemos aprovecharlas a nuestro favor. Soluciones como Power Automate de Office 365 nos ayudan a crear flujos de trabajo eficientes, y el uso de IA puede simplificar procesos como la gestión de correos o la generación de informes. Lo mejor es que hoy en día existen muchos cursos gratuitos para aprender a utilizarlas, por lo que cualquiera puede incorporar estas tecnologías en su día a día sin complicaciones.

Automation is not about having more tools, it’s about having the right ones. Before jumping on every trending app, ask yourself: What exactly do I want to automate? Look for tools that integrate smoothly into your existing workflows — not ones that force you to change everything. Start simple: Zapier for task automation, Calendly for scheduling, or invoice tools like QuickBooks. The best tools are the ones you actually use — consistently. Don’t overcomplicate. Automate smart, not hard.

Neste ponto, siga as tres regras a seguir: 1. Compatibilidade e Integração: Verifique se a ferramenta integra facilmente com sistemas e softwares existentes. 2. Facilidade de Uso: Opte por ferramentas que ofereçam uma interface intuitiva, que não exija um longo tempo de adaptação. 3.Capacidades de Personalização: A capacidade de adaptar a ferramenta às necessidades específicas do seu fluxo de trabalho é crucial.

Notion + Make: Dá pra alimentar bancos de dados do Notion com formulários ou outras fontes. Calendly + Zapier: Quem agendar reunião já recebe e-mail, WhatsApp ou planilha atualizada. ChatGPT + Make: Dá pra gerar resumos, respostas, até montar e-mails automaticamente.

"Automation isn't 'set it and forget it'—it needs adjusting." This is what I did: I tested each setup to catch bugs or delays immediately. 1. I tracked time saved and customer feedback to see real results. 2. I reviewed my tools regularly, taking steps or tweaks away. 3. Feedback from my team made it even better. This kept my automation productive and on track.

A otimização deve ser baseada em dados. Monitorar os resultados, coletar feedback dos usuários e ajustar fluxos conforme necessário são práticas fundamentais.

Automatizar é só o começo — o verdadeiro diferencial está em como se mantém o sistema vivo. Monitorar, ajustar e evoluir com base em dados e percepção de valor é o que transforma automação em vantagem competitiva. O risco não está na automação em si, mas em automatizar e abandonar. Processos são organismos — precisam de atenção contínua para entregar o que prometem.

Automation is not a one-time thing — it’s a process. Many stop after the setup, but the real gains come from testing and optimizing. Regularly check: Does it run smoothly? Are there errors, delays, or unexpected side effects? Track metrics like time saved, customer satisfaction, or even revenue impact. Compare them to your expectations. Don’t hesitate to adjust: simplify steps, update tools, or tweak settings. And always get feedback — from clients, teammates, or users. Automation should evolve with you.

Crie um fluxo simples. Teste com você mesmo. Veja onde dá ruim. Ajuste com base no que você aprendeu. Dica: Comece com só 1 automação e vá evoluindo.

Lo primero que hago es identificar esas actividades repetitivas que consumo mucho tiempo, como responder correos, organizar datos en Excel o hacer reportes. Para eso, uso herramientas como macros en VBA, Power Query y reglas automáticas en el correo. También me apoyo en aplicaciones y plataformas que me faciliten la vida, como gestores de tareas, chatbots o incluso IA para agilizar procesos. Si algo se puede hacer con un clic en vez de diez, mejor. La idea no es solo trabajar más rápido, sino trabajar de forma más inteligente. Entre menos tiempo pierda en lo operativo, más puedo dedicar a lo estratégico.

Uma boa ideia e sempre buscar os meios de informática olhar gráfico e analisar os conteúdos ajudam muito para uma ação futura

I love using Google calendar for my todo list: events and tasks all in one place and delete once completed. I use one colour for all my client facing appointments to denote the higher priority.

Algunas ideas para empezar: Automatización de tareas repetitivas mediante IA, Powerquerys o alguna aplicación de gestor de tareas. Delegar tareas al resto del equipo, simplemente supervisándolas, así generarás confianza en el resto del equipo, de vital importancia en el departamento/área de trabajo para que el equipo crezca de forma unánime y nada individualista. Identificar las tareas en base de la importancia de ellas, así podrás segregarlas en tareas de importancia alta, media o baja. Es imprescindible ir formando al equipo humano entorno a la IA y la transformación digital, las empresas que se queden ancladas en este aspecto, lo verán reflejado negativamente en sus resultados.

Automatizar é só o começo o verdadeiro poder está em testar e melhorar constantemente. Na Kadosh, quando estruturamos o Trello para o setor paralegal, entendemos que a primeira versão nunca é a versão final. A cada processo mapeado, cada cliente atendido, ajustamos colunas, otimizamos etiquetas e simplificamos etapas. Aprendemos que eficiência não está só em automatizar, mas em ouvir o time, entender o cliente e ajustar o fluxo em tempo real. Revisar, ouvir, refinar. É assim que garantimos que a tecnologia esteja a serviço da produtividade e não o contrário.

Para garantir que sua automação traga eficiência real, é essencial testar, otimizar e considerar fatores estratégicos. Avalie a escalabilidade, garantindo que funcione bem em larga escala, e a flexibilidade, permitindo ajustes sem grandes retrabalhos. Cuide da segurança e conformidade, protegendo dados sensíveis, e busque integração com outras ferramentas para um fluxo eficiente. Além disso, analise o custo-benefício para garantir que a automação realmente compense. Com esses cuidados, sua automação será mais eficaz, segura e sustentável.

Automation is not just about saving time — it’s about empowering people. Every task you automate gives you or your team more space for creative, strategic, or relationship-building work. But be mindful: automation should feel like a helpful assistant, not a black box. Communicate changes clearly to your team and involve them in the process. Often, the best automation ideas come from those doing the work every day. Remember: Good automation serves people — not the other way around.

"Not all sales work is selling. That’s why I automated part of it." Here’s what I realized: Some parts of the sales process don’t require persuasion or human connection. They just need to happen. Follow-ups. Lead scoring. Proposal reminders. CRM updates. Repetitive—but necessary. I mapped them out and asked: Where am I adding zero value as a human?

Not everything needs to be automated. Some things a human does best. Work out what tasks need your personal touch and ability and what tasks don't. From there, balance the cost of time, human error and development costs. From my experience, if it isn't on your job description, it is something to automate.

Uma opção para automatizar algumas tarefas repetitivas é utilizar meios eletronicos disponíveis (ferramentas): 1. Utilizar assistentes de voz: Permite criar rotinas que podem ser ativadas por voz; 2. Utilizar sistemas para criação de softwares de automatização: Existe opções gratuitas na WEB, 3. Utilizar IA para automatizar tarefas básicas do dia a dia.

Una buena herramienta de gestión te permite organizar todas tus tareas y proyectos en un solo lugar, ayudándote a priorizar actividades, asignar responsabilidades y dar seguimiento al progreso de manera eficiente. Con funciones como recordatorios, automatizaciones y reportes en tiempo real, puedes reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y enfocarte en lo realmente importante. Además, la integración con otras aplicaciones facilita la colaboración en equipo, asegurando que la información esté siempre accesible y actualizada para todos. 🚀

Automating daily tasks isn’t just about saving time—it’s about focusing on what matters. The key is identifying repetitive activities and using technology to handle them. For example, if you receive dozens of emails with résumés, instead of manually sorting them, you can: 🔹 Use a Gmail filter to identify relevant emails. 🔹 Automate data extraction into a spreadsheet with Zapier. 🔹 Apply AI to pre-classify candidates. Fewer clicks, more strategic decisions. Small automations like this make a huge difference

Una herramienta que me ha sido muy útil es Zapier, asimismo Power BI y hasta herramientas básicas para análisis de Google Chrome, facilitar la redacción en español o en inglés con Copilot, ChatGPT, entre otros. estas herramientas te permiten ser mas eficientes y poder enfocarte en la estrategia.